La facturation électronique en Belgique à partir de janvier 2026

Pendant longtemps, beaucoup d’entreprises en Belgique ont cru qu’envoyer un document PDF par e-mail équivalait à l’émission d’une facture électronique. Cette idée, encore largement répandue, est pourtant fausse, surtout dans le contexte des nouvelles obligations européennes et belges applicables dès le 1er janvier 2026. Le paysage de la facturation évolue rapidement, et cette transformation aura un impact direct sur toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Pourquoi un PDF envoyé par e-mail ne sera plus suffisant en 2026

Le PDF est un format pratique pour la lecture humaine, mais il ne constitue pas une facture électronique au sens légal. Techniquement, il s’agit d’un document visuel qui ne permet pas un traitement automatisé.

En pratique, cela signifie que :
Un logiciel comptable ne peut pas extraire automatiquement les données d’un PDF. Chaque montant, référence, date ou numéro de TVA doit être encodé manuellement par un collaborateur, ce qui multiplie les risques d’erreurs et augmente les coûts administratifs. De plus, l’absence de structuration des données rend impossible une automatisation fiable des processus de facturation.

À partir du 1er janvier 2026, en Belgique et pour toutes les transactions B2B (factures entrants et sortants), le PDF envoyé par e-mail ne sera plus considéré comme une facture électronique valide. Les entreprises pourront toujours le transmettre en pièce jointe à titre informatif, mais il ne remplira plus les critères imposés par la législation européenne et belge. Cette évolution marque une rupture importante avec les pratiques actuelles.

Qu’est-ce qu’une véritable facture électronique ?

Contrairement au PDF, une facture électronique authentique est un document structuré, conforme à des normes européennes précises. Elle doit être :

• Émise et reçue dans un format standardisé (par exemple, Peppol-BIS, basé sur la norme EN 16931).
• Transmise automatiquement entre les systèmes comptables des entreprises, sans intervention manuelle.
• Envoyée via un réseau sécurisé tel que PEPPOL, qui garantit l’authenticité et l’intégrité des données.

Cela signifie qu’une vraie facture électronique n’est pas simplement un fichier, mais un flux de données structuré qui permet une intégration directe dans les logiciels comptables. Elle constitue donc un outil à la fois juridique et technologique.

Pourquoi cette évolution est-elle nécessaire ?

L’adoption de la facturation électronique par la Belgique s’inscrit dans une stratégie européenne plus large visant à moderniser et sécuriser les échanges commerciaux. Parmi les principaux objectifs, on retrouve :

La lutte contre la fraude à la TVA : grâce à une traçabilité renforcée et à une meilleure circulation de l’information, les autorités fiscales pourront réduire les pertes liées à la fraude.

L’automatisation des processus comptables : les entreprises pourront économiser un temps précieux en réduisant la saisie manuelle et les corrections liées aux erreurs humaines.

La modernisation de la gestion administrative : l’introduction de la facturation électronique favorise la digitalisation et améliore la compétitivité des PME, qui pourront se concentrer davantage sur leur cœur de métier.

La réduction des coûts : moins de papier, moins de traitement manuel, et donc une meilleure efficacité globale.

Le rôle de PEPPOL dans la facturation électronique

Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est la solution privilégiée pour l’échange de factures électroniques en Belgique et en Europe. Il permet aux entreprises et administrations de communiquer via une infrastructure commune et sécurisée. Chaque acteur du réseau est identifié et certifié, ce qui assure que les factures envoyées et reçues sont authentiques et intègres.

Pour les entreprises belges, cela signifie que l’émission et la réception de factures via PEPPOL deviendront la norme dès 2026. De nombreux prestataires, dont Hit-Online, accompagnent déjà les PME dans cette transition.

Les bénéfices pour les entreprises belges

La mise en place de la facturation électronique représente une opportunité de simplification et de modernisation. Pour les PME belges, souvent confrontées à des charges administratives lourdes, l’automatisation est un gain considérable :

• Un traitement plus rapide des factures entrantes et sortantes.
• Une diminution des erreurs de saisie.
• Une meilleure visibilité sur la trésorerie et les flux financiers.
• Une conformité garantie avec les nouvelles obligations légales.

Plutôt que de voir cette évolution comme une contrainte, il est judicieux de l’aborder comme un levier d’efficacité et d’innovation.

Le cadre légal en Belgique

La législation belge est alignée sur la directive européenne qui impose la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre entreprises. Le gouvernement a prévu une période de transition afin de permettre aux entreprises de s’adapter. Toutefois, l’échéance du 1er janvier 2026 est ferme : à partir de cette date, toute entreprise belge devra être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes.

L’Arrêté royal du 14 juillet 2025

Un jalon important dans ce processus est l’Arrêté royal du 14 juillet 2025, qui précise les modalités pratiques de l’obligation de facturation électronique. Selon l’article 3, toutes les entreprises belges devront adopter un format structuré conforme aux normes européennes et utiliser un réseau sécurisé tel que PEPPOL pour l’échange de factures. Cet arrêté confirme la volonté du gouvernement d’assurer une transition harmonieuse tout en renforçant la sécurité et la transparence des transactions.

L’Arrêté royal du 14 juillet 2025 ne se limite pas à définir les obligations : il prévoit également des conséquences pour les entreprises qui ne respecteraient pas les nouvelles règles. En cas de non-conformité, les factures émises au format PDF ou dans un format non structuré risquent d’être rejetées par les destinataires ou considérées comme non valides sur le plan légal. Cela peut entraîner des retards de paiement, des litiges commerciaux ou encore des amendes fiscales en cas de contrôle.

Il est donc essentiel pour chaque entreprise belge de mettre à jour ses processus avant l’échéance afin d’éviter toute interruption de trésorerie et tout risque juridique. L’anticipation est la meilleure protection contre ces sanctions et garantit une transition fluide vers la facturation électronique obligatoire.

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Conclusion

L’envoi de PDF par e-mail appartient désormais au passé. Dès 2026, la facturation électronique au sens légal sera obligatoire pour toutes les entreprises en Belgique. Il est essentiel de comprendre cette évolution et de s’y préparer dès maintenant. Adopter une solution conforme, sécurisée et automatisée est la meilleure manière de transformer une contrainte réglementaire en un atout compétitif.

Les entreprises qui anticipent ce changement bénéficieront d’une gestion simplifiée, d’une meilleure productivité et d’une conformité totale avec la loi. La transition est inévitable, mais elle est aussi porteuse d’opportunités durables pour l’ensemble du tissu économique belge.

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