Facturation électronique : comment ça fonctionne concrètement ?

Envoi, réception, pièces jointes et transmission comptable avec Hit-Online

Avec la généralisation progressive de la facturation électronique en Belgique, de nombreuses entreprises du secteur de la construction s’interrogent :
Comment cela va-t-il se passer concrètement ? Est-ce compliqué à mettre en place ? Quelles sont les vraies différences par rapport à l’envoi d’un PDF par email ?

Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment gérer une facture électronique dans Hit-Online — que ce soit pour l’envoyer, la recevoir, y joindre des documents, ou encore la transférer à votre comptable.

Bonne nouvelle : tout a été pensé pour vous faire gagner du temps au quotidien.

Créer une facture électronique dans Hit-Online

Cinq méthodes simples pour créer une facture :

• Facturation manuelle : vous pouvez encoder une facture librement, avec ou sans lien à un chantier.
• Depuis un devis accepté/projet : Hit-Online transforme automatiquement votre devis ou projet en facture.
  L’ensemble des postes de l’offre ou projet sont importés dans le détail de la facture.
• Depuis un formulaire chantier : les prestations encodées par vos équipes (via smartphone/tablette) génèrent automatiquement les lignes dans les coûts du chantier. Ces lignes sont alors importées dans la facture.
• Facturation suivant EA : vous pouvez aussi encoder une facture sur base d’un état d’avancement client.
• Facturation depuis une autre facture : Hit-Online offre la possibilité de facilement importer les lignes d’une autre facture également.

Chaque méthode vous permet de gagner du temps tout en garantissant la cohérence des données.
Plus besoin de recopier manuellement des informations, tout est déjà prêt à l’emploi.

Ajout de pièces jointes

Lorsque vous éditez la facture, vous pouvez joindre des documents justificatifs :

• Bon de commande
• Détail de prestation
• Photos de l’intervention
• Rapports de chantier
• Attestations ou certificats

Ces documents seront transmis avec la facture via le réseau Peppol. Cela permet à votre client de comprendre rapidement le contenu et de traiter la facture sans blocage.

Envoi automatisé via Peppol

Une fois votre facture finalisée :

• Vous cliquez sur “Envoyer en facture électronique”.
• Hit-Online la convertit automatiquement au format structuré (UBL) exigé par les normes belges.
• La facture est envoyée via Peppol vers le client, de façon traçable, sécurisée, et conforme.

Avantage : vous n’avez rien à configurer, tout est géré automatiquement. Vous êtes 100% conforme à la réglementation.

Réception des factures d’achat (entrantes)

Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture électronique via Peppol :

• Elle arrive directement dans Hit-Online, dans le module “Transactions”.
• Vous pouvez ouvrir le PDF de la facture et consulter les pièces jointes (bons de livraison, justificatifs…).
• Toutes les lignes de la facture sont déjà encodées automatiquement.
• Vous validez en un clic pour qu’elle soit enregistrée dans votre facturier.

Affectation aux projets :

• Vous cliquez sur “Affecter aux chantiers”.
• Vous pouvez répartir le montant de la facture sur un ou plusieurs projets.
• Il est même possible de le faire ligne par ligne selon la nature des coûts.

Résultat : vos chantiers sont à jour, vos coûts bien répartis, et vous évitez les oublis.

Transmission au comptable en un clic

Toutes vos factures validées sont exportables via :

• Export comptable structuré : en quelques secondes, Hit-Online génère un fichier que vous pouvez transmettre à votre comptable (compatible avec les logiciels de comptabilité standards).

Avantage : plus d’erreurs de saisie, tout est prêt pour la comptabilité.

Pourquoi les pièces jointes sont stratégiques ?

Joindre vos documents à vos factures électroniques permet :

• De réduire les délais de validation
• D’éviter les litiges liés à des montants ou prestations mal compris
• D’améliorer la relation client par plus de transparence

Par exemple, joindre un rapport photo à une facture de dépannage permet à votre client de visualiser immédiatement le travail accompli, ce qui accélère l’acceptation.

Conclusion

La facturation électronique avec Hit-Online n’est ni complexe ni réservée aux grandes entreprises.
Elle vous permet de gagner du temps, réduire les erreurs, et avoir une vision complète de vos coûts de chantier.

Que ce soit pour :

• Créer une facture en 2 minutes
• Y joindre les bons documents
• L’envoyer via Peppol
• La répartir sur vos chantiers
• Ou la transférer automatiquement à votre comptable

Hit-Online vous accompagne de bout en bout dans votre transformation digitale.

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