Elektronische Rechnungsstellung in Belgien ab Januar 2026

Lange Zeit glaubten viele Unternehmen in Belgien, dass das Versenden eines PDF-Dokuments per E-Mail einer elektronischen Rechnung entspricht. Diese weitverbreitete Annahme ist jedoch falsch – insbesondere im Kontext der neuen europäischen und belgischen Verpflichtungen, die ab dem 1. Januar 2026 gelten. Die Rechnungsstellung verändert sich rasant, und diese Entwicklung wird direkte Auswirkungen auf alle Unternehmen haben – unabhängig von ihrer Größe.

Warum ein per E-Mail verschicktes PDF ab 2026 nicht mehr ausreicht

Das PDF ist ein praktisches Format für den Menschen, stellt aber keine elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne dar. Technisch gesehen handelt es sich um ein visuelles Dokument, das keine automatisierte Verarbeitung erlaubt.

In der Praxis bedeutet das:
Eine Buchhaltungssoftware kann keine Daten automatisch aus einem PDF extrahieren. Jeder Betrag, jede Referenz, jedes Datum oder jede MwSt.-Nummer muss manuell eingegeben werden, was das Fehlerrisiko erhöht und die Verwaltungskosten steigen lässt. Zudem macht die fehlende Datenstruktur eine zuverlässige Automatisierung unmöglich.

Ab dem 1. Januar 2026 gilt in Belgien für alle B2B-Transaktionen (eingehende und ausgehende Rechnungen): Ein per E-Mail versendetes PDF wird nicht mehr als gültige elektronische Rechnung anerkannt. Unternehmen dürfen es weiterhin als Anhang zur Information mitsenden, aber es erfüllt nicht mehr die Kriterien der EU- und belgischen Gesetzgebung. Dies stellt einen klaren Bruch mit den bisherigen Gepflogenheiten dar.

Was ist eine echte elektronische Rechnung?

Im Gegensatz zum PDF ist eine echte elektronische Rechnung ein strukturiertes Dokument, das präzisen europäischen Normen entspricht. Sie muss:

• In einem standardisierten Format (z. B. Peppol-BIS, basierend auf der Norm EN 16931) erstellt und empfangen werden.
• Automatisch übertragen werden – direkt zwischen den Buchhaltungssystemen der Unternehmen, ohne manuelle Eingriffe.
• Über ein sicheres Netzwerk wie PEPPOL gesendet werden, das Authentizität und Integrität der Daten garantiert.

Das bedeutet: Eine echte E-Rechnung ist nicht einfach eine Datei, sondern ein strukturierter Datenfluss, der eine direkte Integration in Buchhaltungssoftware ermöglicht – ein juristisches wie auch technologisches Werkzeug.

Warum ist diese Entwicklung notwendig?

Die Einführung der elektronischen Rechnung in Belgien ist Teil einer europäischen Strategie zur Modernisierung und Sicherung des Geschäftsverkehrs. Zu den Hauptzielen gehören:

Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug: Durch stärkere Rückverfolgbarkeit und besseren Informationsaustausch können Steuerbehörden Verluste eindämmen.

Automatisierung der Buchhaltungsprozesse: Unternehmen sparen wertvolle Zeit, da manuelle Eingaben und fehlerbedingte Korrekturen reduziert werden.

Modernisierung der Verwaltung: E-Rechnungen fördern die Digitalisierung und steigern die Wettbewerbsfähigkeit von KMU.

Kostensenkung: Weniger Papier, weniger manuelle Arbeit – mehr Effizienz.

Die Rolle von PEPPOL in der elektronischen Rechnungsstellung

Das Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist die bevorzugte Lösung für den Austausch elektronischer Rechnungen in Belgien und Europa. Es ermöglicht Unternehmen und Verwaltungen, über eine gemeinsame und sichere Infrastruktur zu kommunizieren. Jeder Teilnehmer des Netzwerks ist identifiziert und zertifiziert, sodass gesendete und empfangene Rechnungen authentisch und unverändert sind.

Für belgische Unternehmen bedeutet das: Das Senden und Empfangen von Rechnungen über PEPPOL wird ab 2026 zur Norm. Viele Anbieter, darunter Hit-Online, unterstützen KMU bereits bei dieser Umstellung.

Vorteile für belgische Unternehmen

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist eine Chance zur Vereinfachung und Modernisierung. Für belgische KMU, die oft mit hohem Verwaltungsaufwand kämpfen, ist Automatisierung ein enormer Gewinn:

• Schnellere Bearbeitung eingehender und ausgehender Rechnungen
• Weniger Eingabefehler
• Bessere Übersicht über Liquidität und Finanzströme
• Garantierte Einhaltung der neuen gesetzlichen Vorgaben

Anstatt diese Entwicklung als Zwang zu sehen, solltest du sie als Hebel für Effizienz und Innovation begreifen.

Der rechtliche Rahmen in Belgien

Das belgische Recht ist an die EU-Richtlinie angepasst, die die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich vorschreibt. Die Regierung hat eine Übergangsphase vorgesehen, aber die Frist 1. Januar 2026 ist endgültig: Ab diesem Datum muss jedes belgische Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen und empfangen können.

Der königliche Erlass vom 14. Juli 2025

Ein wichtiger Meilenstein ist der Königliche Erlass vom 14. Juli 2025, der die praktischen Modalitäten der E-Rechnungs-Pflicht festlegt. Laut Artikel 3 müssen alle belgischen Unternehmen ein strukturiertes, EU-konformes Format nutzen und ein sicheres Netzwerk wie PEPPOL einsetzen.

Der Erlass beschränkt sich nicht nur auf die Pflichten: Er sieht auch Konsequenzen vor, wenn Unternehmen die Regeln nicht einhalten. Rechnungen im PDF- oder unstrukturierten Format könnten abgelehnt oder als ungültig betrachtet werden. Das kann Zahlungsverzögerungen, Streitigkeiten oder steuerliche Strafen zur Folge haben.

Darum ist es entscheidend, deine Prozesse vor Ablauf der Frist zu aktualisieren. Vorausschauendes Handeln ist der beste Schutz vor Risiken und garantiert eine reibungslose Umstellung.

So hilft dir Hit-Online bei der Umstellung

Um dich in dieser Umstellung zu begleiten, bietet unsere Lösung Hit-Online eine klare und intuitive Oberfläche. Damit kannst du elektronische Rechnungen erstellen, senden und empfangen – vollständig automatisiert und konform mit belgischen und europäischen Normen.

Du kannst dein Konto kostenlos erstellen und Hit-Online 2 Monate lang testen, oder uns direkt schreiben: commercial@ficos.com.

Fazit

Das Verschicken von PDFs per E-Mail gehört der Vergangenheit an. Ab 2026 ist die elektronische Rechnung im rechtlichen Sinn für alle Unternehmen in Belgien Pflicht. Es ist entscheidend, dass du diese Entwicklung verstehst und dich jetzt darauf vorbereitest.

Wer früh umstellt, profitiert von vereinfachten Prozessen, höherer Produktivität und vollständiger Rechtssicherheit. Die Umstellung ist unvermeidlich – aber auch eine große Chance für die Zukunft der belgischen Wirtschaft.

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