So gelingt dir der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Diese Reform ist Teil der Bemühungen der belgischen Behörden, den Geschäftsverkehr zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und die Verwaltung zu digitalisieren. Für Unternehmen im Baugewerbe ist dies ein entscheidender Wendepunkt – aber auch eine Chance zur Optimierung. In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, welche Vorteile dich erwarten und wie du dich mit einer branchenspezifischen Lösung wie Hit-Online rechtzeitig vorbereitest.

Was ist eine strukturierte elektronische Rechnung?

Im Gegensatz zu klassischen PDFs oder Papierrechnungen handelt es sich bei einer strukturierten elektronischen Rechnung um ein standardisiertes Dateiformat, z. B. UBL, das von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann. Sie enthält alle notwendigen Angaben für Buchhaltung und Umsatzsteuer – maschinenlesbar und standardkonform, wie von den belgischen und europäischen Behörden vorgeschrieben.

Eine gesetzliche Verpflichtung für alle belgischen Unternehmen mit Steuernummer

Laut dem offiziellen Beitrag des belgischen Finanzministeriums müssen alle Unternehmen mit einer belgischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ab 2026 strukturierte E-Rechnungen ausstellen – sofern der Empfänger ebenfalls mehrwertsteuerpflichtig ist. Ausnahmen gibt es nur für bestimmte steuerbefreite Einrichtungen nach Artikel 44 – die meisten Bauunternehmen sind jedoch betroffen.

Das Peppol-Netzwerk: Ein sicherer und standardisierter Kanal

Damit eine E-Rechnung als rechtsgültig gilt, muss sie über einen offiziellen Kanal versendet werden. Das von Belgien gewählte Standardnetzwerk ist Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line). Dieses Netzwerk ermöglicht den sicheren Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden – mit garantierter Authentizität, Vertraulichkeit und Integrität.

Bist du bereit?

Auf der offiziellen Website erechnung.belgium.be findest du ein Tool, mit dem du deine Ausgangssituation prüfen kannst. Je nachdem, wie du aktuell Rechnungen erstellst (Excel, ERP, Buchhalter etc.), ergeben sich unterschiedliche Handlungsschritte. Die folgende Infografik in Französisch (veröffentlicht von FÖD Politik & Unterstützung) zeigt dir die möglichen Szenarien:

Sie hilft dir zu prüfen, ob dein aktuelles System Peppol-kompatibel ist oder ob du auf eine neue Lösung umsteigen musst – z. B. durch eine direkte Integration oder durch den Wechsel zu einem konformen Anbieter.

Hit-Online: Die passende Lösung für das Baugewerbe

Als Anbieter von Software speziell für das Bauwesen bietet Hit-Online eine vollständig integrierte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Unser System ist bereits Peppol-kompatibel und garantiert dir einen reibungslosen Übergang.

Mit Hit-Online kannst du nicht nur strukturierte E-Rechnungen senden, sondern auch Anhänge wie Fortschrittserklärungen, Lieferscheine, Pläne, Fotos oder Bestellungen direkt via Peppol übermitteln. Besonders im Bauwesen, wo solche Nachweise entscheidend sind, ist das ein großer Vorteil.

Welche konkreten Vorteile bringt dir die E-Rechnung?

• Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen
• Weniger Fehler, weniger Rückfragen
• Papierersparnis = umweltfreundlicher
• Verbesserte Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
• Bessere Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern

Mit Hit-Online kannst du diese Vorteile voll ausschöpfen – integriert in deine bestehende Arbeitsweise.

So gelingt dir die Umstellung – am besten noch heute

Warte nicht bis zum letzten Moment. Beginne am besten heute mit diesen Schritten:

• Prüfe deine aktuelle Situation mit dem Online-Tool der Finanzbehörde
• Kontrolliere, ob deine Software Peppol-kompatibel ist
• Falls nicht: Steig auf eine konforme Lösung wie Hit-Online um
• Schule dein Team in der neuen Anwendung
• Starte den Testversand von E-Rechnungen – so bist du bis 2026 bereit

Fazit

Die strukturierte E-Rechnung wird für belgische Unternehmen ab 2026 zur Pflicht. Nutze die Gelegenheit, deine Abläufe zu digitalisieren und rechtzeitig auf eine moderne Lösung umzusteigen. Hit-Online begleitet dich mit einem branchengerechten, konformen und leistungsfähigen System – damit du gesetzlich sicher und effizient in die Zukunft starten kannst.

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