Elektronische Rechnungen: Wie funktioniert das eigentlich?

Versand, Empfang, Anhänge und Buchhaltungstransfer mit Hit-Online

Mit der schrittweisen Einführung der elektronischen Rechnung in Belgien fragen sich viele Bauunternehmen:

• Wie läuft das in der Praxis ab?
• Ist das kompliziert umzusetzen?
• Was ist wirklich anders als beim PDF per E-Mail?

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine elektronische Rechnung mit Hit-Online verwalten kannst — egal ob du sie versendest, empfängst, Dokumente anhängst oder an deinen Buchhalter weiterleitest.

Gute Nachricht: Alles ist so gestaltet, dass du im Alltag Zeit sparst.

Eine elektronische Rechnung in Hit-Online erstellen

Fünf einfache Methoden:

• Manuelle Rechnung: Du gibst eine Rechnung frei ein, mit oder ohne Projektbezug.
• Aus einem Angebot/Projekt: Hit-Online wandelt dein Angebot oder Projekt automatisch in eine Rechnung um.
• Aus einem Baustellenformular: Leistungen deiner Teams (per Smartphone/Tablet) generieren automatisch Positionen für die Rechnung.
• Basierend auf Fortschrittserklärungen: Du kannst auch nach einer Fortschrittserklärung abrechnen.
• Aus einer bestehenden Rechnung: Du kannst Positionen aus einer anderen Rechnung übernehmen.

Alle Methoden sparen dir Zeit und sorgen für Datenkonsistenz — kein mühsames Abschreiben mehr.

Anhänge hinzufügen

Beim Bearbeiten der Rechnung kannst du Belege anhängen, z. B.:

• Bestellungen
• Leistungsbeschreibungen
• Fotos
• Baustellenberichte
• Zertifikate

Diese Dokumente werden mit der Rechnung über das Peppol-Netzwerk versendet, damit dein Kunde sofort alles nachvollziehen kann.

Automatischer Versand über Peppol

Sobald deine Rechnung fertig ist:

• Klick auf „Als E-Rechnung senden“
• Hit-Online wandelt sie automatisch in das gesetzlich geforderte UBL-Format um
• Der Versand erfolgt sicher, nachvollziehbar und regelkonform über Peppol

Vorteil: Du musst nichts einrichten – alles läuft automatisch und rechtskonform.

Eingangsrechnungen empfangen

Wenn dir ein Lieferant eine E-Rechnung via Peppol sendet:

• Sie landet direkt im „Transaktionen“-Modul von Hit-Online
• Du kannst die PDF-Rechnung und Anhänge (Lieferscheine etc.) einsehen
• Alle Rechnungszeilen sind bereits vorausgefüllt
• Ein Klick genügt, um sie ins Rechnungsbuch zu übernehmen

Projekten zuweisen:

• Klick auf „Projekten zuweisen“
• Verteile den Betrag auf eines oder mehrere Projekte
• Auch eine zeilenweise Aufteilung nach Kostenarten ist möglich

Ergebnis: Deine Projekte sind aktuell, die Kosten korrekt verteilt und nichts wird vergessen.

Mit einem Klick zur Buchhaltung

Alle bestätigten Rechnungen kannst du exportieren über:

• Strukturierten Buchhaltungsexport: In wenigen Sekunden erstellt Hit-Online eine Datei, die du deinem Buchhalter schicken kannst (kompatibel mit gängiger Software)

Vorteil: Keine Eingabefehler mehr — alles ist buchungsfertig.

Warum sind Anhänge strategisch?

Anhänge verbessern:

• Die Validierungszeiten
• Die Vermeidung von Missverständnissen
• Die Kundenbeziehung durch Transparenz

Beispiel: Ein Fotobericht bei einer Reparaturrechnung zeigt dem Kunden sofort, was gemacht wurde — das beschleunigt die Annahme.

Fazit

E-Rechnung mit Hit-Online ist weder kompliziert noch nur für große Unternehmen.

Du gewinnst Zeit, reduzierst Fehler, und behältst die volle Kontrolle über deine Projektkosten.

Egal ob du:

• In 2 Minuten eine Rechnung erstellen
• Die passenden Belege anhängen
• Sie über Peppol senden
• Sie auf deine Projekte verteilen
• Oder sie an deinen Buchhalter exportieren willst

Hit-Online begleitet dich bei deiner digitalen Transformation – von Anfang bis Ende.

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