Elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg: Mache die Peppol-Pflicht zum Vorteil für dein Unternehmen

Elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg: Mache die Peppol-Pflicht zum Vorteil für dein Unternehmen

Die elektronische B2B-Rechnungsstellung kommt nach Luxemburg. Ab 2028 müssen Unternehmen schrittweise die Art und Weise anpassen, wie sie Rechnungen empfangen und versenden.

Die eigentliche Herausforderung besteht jedoch nicht nur darin, Rechnungen über Peppol senden oder empfangen zu können. Vielmehr geht es darum, deine Prozesse anzupassen, ohne zusätzliche Verwaltungsarbeit zu schaffen.

Eine Rechnung kommt über Peppol an: Was passiert danach? Müssen bestimmte Informationen manuell erfasst werden? Wie wird die Rechnung dem richtigen Lieferanten und dem richtigen Projekt zugeordnet? Wie wird sie kontrolliert? Und wie gelangen die Daten anschließend in die Buchhaltung?

Bei Hit-Online sind wir überzeugt, dass die elektronische Rechnungsstellung keine zusätzliche Verwaltungsebene schaffen sollte. Im Gegenteil: Sie sollte bestehende Prozesse vereinfachen.

Und für uns ist Peppol längst kein Neuland mehr. Dank unserer Erfahrung auf dem belgischen Markt, wo die elektronische B2B-Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2026 verpflichtend ist, haben wir Peppol bereits in die täglichen Abläufe unserer Nutzer integriert. Diese Erfahrung stellen wir nun auch luxemburgischen Unternehmen zur Verfügung.

2028: Was ändert sich durch die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg?

Luxemburg nutzt die elektronische Rechnungsstellung bereits im Geschäftsverkehr mit dem öffentlichen Sektor. Der nächste Schritt betrifft den B2B-Austausch zwischen privaten Unternehmen.

Nach dem derzeit vorgesehenen Zeitplan müssen ab dem 1. Januar 2028 alle luxemburgischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Ab dem 1. Juli 2028 sollen große und mittlere Unternehmen außerdem verpflichtet werden, ihre B2B-Rechnungen elektronisch auszustellen. Ab dem 1. Januar 2029 soll diese Pflicht auch für kleine Unternehmen und Kleinstunternehmen gelten.

Die geplanten Änderungen und der entsprechende Zeitplan wurden unter anderem von Paperjam in einem Artikel über die zukünftigen Verpflichtungen zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung vorgestellt. Auch Digiteal hat sich mit den bevorstehenden Änderungen in Luxemburg und der Rolle von Peppol in diesem neuen Umfeld beschäftigt.

Für Unternehmen ist jedoch eine andere Frage entscheidender als die technischen Details: Wie lässt sich diese neue Art der Rechnungsstellung in bestehende Prozesse integrieren?

Eine neue Verpflichtung sollte nicht zu mehr Verwaltungsarbeit führen

Viele Unternehmen erhalten ihre Rechnungen heute noch per E-Mail als PDF. Anschließend müssen diese kontrolliert, erfasst, zugeordnet und an die richtigen Personen oder die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Mit Peppol ändert sich der Übertragungsweg. Die Rechnungsinformationen werden in einem Format übermittelt, das von Software direkt verarbeitet werden kann.

Doch ein neuer Übertragungsweg allein reicht nicht aus.

Wenn die Rechnung zunächst in einem separaten System eingeht und anschließend wieder manuell in deiner Verwaltungssoftware bearbeitet werden muss, wurde das Problem lediglich verlagert. Die elektronische Rechnungsstellung wird dann zu einer zusätzlichen Verpflichtung, anstatt eine echte Verbesserung zu bringen.

Das Ziel sollte genau das Gegenteil sein: weniger Datenerfassung, weniger Zwischenschritte und eine reibungslosere Rechnungsverarbeitung.

Genau diesen Ansatz verfolgen wir mit Hit-Online.

Wenn du genauer verstehen möchtest, was beim Versand und Empfang passiert, erklären wir in einem eigenen Beitrag, wie die elektronische Rechnungsstellung funktioniert.

Mit Hit-Online integriert sich Peppol in deine Arbeitsweise

Unser Ziel besteht nicht einfach darin, Hit-Online mit Peppol kompatibel zu machen. Du sollst weiterhin in deiner gewohnten Umgebung arbeiten können, ohne für die elektronische Rechnungsstellung einen separaten Prozess einführen zu müssen.

Wenn eine Eingangsrechnung über Peppol eintrifft, können ihre Daten direkt in Hit-Online genutzt werden. Dadurch musst du Informationen, die bereits vorhanden sind, nicht erneut manuell erfassen.

Anschließend kann der Prozess genau dort weitergehen, wo du die Informationen tatsächlich benötigst.

Für ein Bauunternehmen bedeutet das beispielsweise, die Kosten direkt dem betreffenden Projekt zuzuordnen. Eine Rechnung kann vollständig einem Projekt zugewiesen oder auf Positionsebene auf mehrere Projekte verteilt werden. Anschließend können die Informationen bis zur Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

Die Rechnung ist somit kein isoliertes Element, sondern wird direkt in deine tägliche Verwaltung integriert.

Genau hier wird die elektronische Rechnungsstellung wirklich interessant. Sie ersetzt nicht einfach nur das per E-Mail versendete PDF. Sie ermöglicht es, bereits vorhandene Daten besser zu nutzen und wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren.

Diese Vorteile behandeln wir ausführlicher in unserem Artikel darüber, wie die elektronische Rechnungsstellung Zeit bei administrativen Abläufen spart.

Weniger Datenerfassung, weniger manuelle Kontrollen, weniger Fehlerrisiken

Eine effiziente Automatisierung sollte auch die kleinen Aufgaben berücksichtigen, die im Arbeitsalltag immer wieder Zeit kosten.

Wenn ein neuer Lieferant dir eine Rechnung sendet, sind seine Informationen bereits in den empfangenen Daten enthalten. Je nach Konfiguration kann Hit-Online diese Informationen nutzen, um den Lieferanten automatisch anzulegen, anstatt dass du sämtliche Angaben manuell erfassen musst.

Die Software kann dich außerdem darauf hinweisen, wenn eine empfangene Rechnung möglicherweise einem bereits vorhandenen Dokument entspricht. Du kannst das potenzielle Duplikat prüfen, bevor du mit der Bearbeitung fortfährst. Dadurch lässt sich das Risiko reduzieren, dieselbe Rechnung doppelt zu bearbeiten oder zu bezahlen.

Und was passiert, wenn dein Lieferant kein PDF zusammen mit seiner Rechnung sendet? Hit-Online kann automatisch eine PDF-Darstellung erzeugen, damit deine Mitarbeiter den Inhalt problemlos einsehen können.

Dabei handelt es sich um unterschiedliche Funktionen, doch sie verfolgen alle dasselbe Ziel: Arbeit zu vermeiden, die automatisiert werden kann.

Luxemburg bereitet sich vor. Wir haben bereits Erfahrung.

Für luxemburgische Unternehmen steht die B2B-Verpflichtung noch bevor. Für Hit-Online gehört die elektronische Rechnungsstellung über Peppol bereits zum Alltag.

In Belgien ist die elektronische B2B-Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2026 verpflichtend. Wir haben unsere Nutzer daher bereits bei dieser Umstellung begleitet und Hit-Online an Situationen angepasst, die tatsächlich im Arbeitsalltag der Unternehmen auftreten.

Diese Erfahrung macht einen Unterschied.

Wir entwickeln heute keine theoretische Lösung, die erst bereit sein soll, wenn Luxemburg seine neuen Verpflichtungen einführt. Die Prozesse existieren bereits und werden in einem Markt genutzt, in dem die elektronische B2B-Rechnungsstellung längst Realität ist.

Mehr darüber erfährst du in unserem Artikel zur Vorbereitung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Belgien.

Luxemburg wird selbstverständlich eigene Anforderungen und einen eigenen Zeitplan haben. Deshalb geht es für uns jetzt darum, die in Belgien gesammelten Erfahrungen für eine Lösung zu nutzen, die an die Realität luxemburgischer Unternehmen angepasst ist.

Für Bauunternehmen macht die Integration den Unterschied

In einem Bauunternehmen enthält eine Eingangsrechnung Informationen, die nicht nur für die Verwaltung oder Buchhaltung relevant sind.

Sie bildet auch Kosten ab, die den entsprechenden Projekten zugeordnet werden müssen.

Deshalb bietet eine elektronische Rechnungsstellung, die direkt in die Unternehmensverwaltung integriert ist, deutlich mehr Mehrwert als eine Lösung, die lediglich Rechnungen senden und empfangen kann.

Mit Hit-Online können die Daten nahtlos in deine bestehenden Prozesse einfließen: vom Rechnungseingang über die Kontrolle und die Zuordnung der Kosten zum Projekt bis hin zur Statusverfolgung und Übertragung an die Buchhaltung.

Wenn du deine Ein- und Ausgangsrechnungen in Hit-Online verwaltest, können außerdem bestimmte Positionen einer Eingangsrechnung in eine Ausgangsrechnung übernommen werden.

Das Prinzip ist einfach: Informationen, die bereits in deiner Software vorhanden sind, sollten nicht ein zweites Mal erfasst werden müssen.

Du sparst Zeit, reduzierst manuelle Arbeitsschritte und sorgst für einen besseren Informationsfluss zwischen Verwaltung, Projekten und Buchhaltung.

2028 sollte nicht zum Last-Minute-Projekt werden

Die ersten für 2028 vorgesehenen Fristen scheinen vielleicht noch weit entfernt. Wer jedoch bis zu den letzten Monaten wartet, muss seine Prozesse zu einem Zeitpunkt umstellen, an dem viele andere Unternehmen genau vor derselben Herausforderung stehen.

Wer sich früher vorbereitet, kann Peppol dagegen schrittweise in die eigene Organisation integrieren.

Deine Mitarbeiter können sich mit den neuen Abläufen vertraut machen, du kannst notwendige Anpassungen frühzeitig erkennen und bereits von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren, bevor die B2B-Verpflichtung für dein Unternehmen greift.

Wenn die neuen Regelungen in Kraft treten, ist Peppol dann kein Projekt mehr, das unter Zeitdruck umgesetzt werden muss. Es ist bereits Teil deiner täglichen Arbeitsweise.

Mache aus einer Verpflichtung einen Vorteil mit Hit-Online

Die elektronische Rechnungsstellung kommt nach Luxemburg. Du kannst sie als neue technische Anforderung betrachten, die dein Unternehmen ab 2028 erfüllen muss.

Oder du nutzt die Umstellung als Gelegenheit, deine Prozesse zu vereinfachen.

Mit Hit-Online bereitest du dein Unternehmen nicht nur auf Peppol vor. Du integrierst die elektronische Rechnungsstellung in eine Software, die deine Rechnungen, Projekte und Buchhaltung bereits miteinander verbindet.

Unsere Erfahrung in Belgien hat uns ermöglicht, diesen Ansatz im täglichen Einsatz bei Unternehmen zu erproben. Dieses Know-how stellen wir nun auch dem luxemburgischen Markt zur Verfügung.

Weniger manuelle Datenerfassung, reibungslosere Prozesse und eine direkt in deine Verwaltung integrierte Rechnungsstellung: So kann aus einer Verpflichtung eine Chance werden, deine Arbeitsweise nachhaltig zu verbessern.

Du möchtest dein Unternehmen auf Peppol vorbereiten, ohne zusätzliche Verwaltungsaufgaben zu schaffen?
Fordere eine Demo von Hit-Online an und entdecke, wie du die elektronische Rechnungsstellung in deine Prozesse integrieren kannst.