CIaO im belgischen Baugewerbe: Das ändert sich am 1. April 2027

CIaO im belgischen Baugewerbe: Das ändert sich am 1. April 2027

Ab dem 1. April 2027 wird Check In and Out at Work auf den betroffenen Baustellen in Belgien verpflichtend. Beschäftigte müssen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen in Echtzeit registrieren. Welche Baustellen sind betroffen? Welche Verantwortung tragen die Unternehmen? Und wie kann Hit-Online aus der neuen Pflicht einen betrieblichen Vorteil machen?

In einem ersten Beitrag über CIaO haben wir bereits erläutert, warum die Einführung des Check-outs für Bauunternehmen auch eine Chance sein kann.

Seit dieser Veröffentlichung hat das LSS den offiziellen Zeitplan präzisiert. Das sollten Unternehmen jetzt wissen.

Von Checkinatwork zu CIaO: Was ändert sich?

CIaO steht für Check In and Out at Work. Dabei handelt es sich um das System zur Anwesenheitsregistrierung des belgischen Landesamts für soziale Sicherheit, kurz LSS beziehungsweise ONSS.

Derzeit verwenden Unternehmen Checkinatwork, um die Anwesenheit einer Person auf einer betroffenen Baustelle täglich vor Arbeitsbeginn zu registrieren.

Ab dem 1. April 2027 übernimmt CIaO diese Aufgabe bei den betroffenen Immobilienarbeiten. Eine einmalige Anwesenheitsmeldung zu Beginn des Arbeitstags reicht dann nicht mehr aus.

Jede betroffene Person muss in Echtzeit registrieren:

• IN bei Arbeitsbeginn,
• OUT zu Beginn einer Pause,
• erneut IN bei Wiederaufnahme der Arbeit,
• OUT am Ende der Arbeitsleistung.

Ab diesem Datum kann Checkinatwork für die Anwesenheitsregistrierung bei den betroffenen Immobilienarbeiten nicht mehr verwendet werden.

Die Ausweitung beruht auf dem Programmgesetz vom 30. Mai 2026, Titel 6, Kapitel 1, Artikel 124 bis 131. Für bestimmte Reinigungstätigkeiten wird CIaO bereits seit dem 1. September 2024 verwendet. Ab April 2027 wird das System auf die betroffenen Immobilienarbeiten und die Lieferung von Transportbeton ausgeweitet.

Offizielle Informationen und künftige Aktualisierungen finden Sie auf der CIaO-Seite der belgischen Sozialversicherung.

Welche Baustellen und Personen sind betroffen?

Die Verpflichtung gilt für Arbeitsorte, an denen Immobilienarbeiten mit einem Gesamtwert von mindestens 500.000 Euro ohne Mehrwertsteuer ausgeführt werden.

Entscheidend ist der Gesamtwert der Arbeiten am betreffenden Arbeitsort. Die Pflicht kann daher eintreten:

• bereits bei Beginn der Baustelle, wenn der Schwellenwert erreicht ist,
• oder während der Bauarbeiten, sobald der Gesamtwert nachträglich 500.000 Euro ohne Mehrwertsteuer erreicht.

Die neue Regelung betrifft ebenfalls die Lieferung von Transportbeton.

Die Registrierungspflicht gilt nicht nur für angestellte Bauarbeiter. Nach den derzeit veröffentlichten Informationen der Sozialversicherung sind unter anderem betroffen:

• Arbeitnehmer,
• Selbstständige,
• Zeitarbeitskräfte,
• betroffene Praktikanten,
• Arbeitnehmer und selbstständige Auftragnehmer von Subunternehmen.

Auch ausländische Unternehmen, die Immobilienarbeiten in Belgien ausführen, können unter die Regelung fallen.

Arbeitsmeldung und CIaO: zwei unterschiedliche Pflichten

Die Arbeitsmeldung nach Artikel 30bis und die CIaO-Registrierung hängen miteinander zusammen, dürfen aber nicht verwechselt werden.

Eine Arbeitsmeldung kann bereits bei einer Baustelle erforderlich sein, deren Auftragswert deutlich unter 500.000 Euro liegt. Das bedeutet nicht automatisch, dass diese Baustelle auch CIaO-pflichtig ist.

Für Immobilienarbeiten liegt der angekündigte Schwellenwert für die verpflichtende CIaO-Registrierung bei 500.000 Euro ohne Mehrwertsteuer.

Gemeinsame Verantwortung in der gesamten Subunternehmerkette

Für die Registrierung sind sowohl das Unternehmen, das eine Person zur Arbeit entsendet, als auch die Person verantwortlich, die die Arbeiten ausführt.

Das Unternehmen muss insbesondere:

• die betroffenen Arbeitskräfte informieren,
• ein geeignetes Registrierungsmittel bereitstellen,
• den Ablauf auf der Baustelle organisieren,
• die korrekte Übermittlung der Daten gewährleisten,
• die Registrierung innerhalb seiner Subunternehmerkette verfolgen.

Die ausführende Person muss Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen zum jeweiligen Zeitpunkt korrekt registrieren.

Für den Hauptunternehmer geht es daher nicht nur um die Zeiterfassung der eigenen Beschäftigten. Er muss auch dann den Überblick behalten, wenn mehrere Teams, Selbstständige und Subunternehmen auf derselben Baustelle tätig sind.

Je komplizierter der Ablauf ist, desto größer wird das Risiko von vergessenen Registrierungen, Fehlern und Doppelerfassungen. Eine einfache Lösung auf der Baustelle wird damit zu einem entscheidenden Faktor für die Einhaltung der Vorschriften.

Mit Hit-Online: ein Klick, drei Nutzungsmöglichkeiten

Eine zusätzliche Verpflichtung sollte nicht bedeuten, dass der Bauarbeiter eine zusätzliche App bedienen muss.

Mit Hit-Online erfasst der Benutzer seine Arbeitszeit direkt in der vertrauten Arbeitsumgebung. Dieselben Angaben müssen nicht erneut in verschiedene Systeme eingegeben werden.

Eine einzige Aktion stellt die Daten für drei unterschiedliche Zwecke bereit.

1. Verpflichtende Meldung an das LSS

Die Zeiterfassung liefert die für CIaO erforderlichen Informationen. Der Benutzer muss seine Arbeit nicht unterbrechen, um eine zweite Anwendung zu öffnen und denselben Vorgang zu wiederholen.

2. Daten für die Lohnabrechnung

Die erfassten Stunden stehen gleichzeitig für die Kontrolle der Arbeitsleistungen und die Vorbereitung der Lohnabrechnung zur Verfügung.

Die Verwaltung muss Arbeitszeiten nicht mehr aus Stundenzetteln, Nachrichten oder getrennten Dateien zusammentragen, vergleichen und manuell übertragen.

3. Erfassung der Baustellenkosten

Die Arbeitszeit wird direkt der betreffenden Baustelle und Tätigkeit zugeordnet.

Damit lassen sich die erfassten Stunden nutzen, um:

• Lohnkosten zu verfolgen,
• Ist-Stunden mit den geplanten Stunden zu vergleichen,
• die Nachkalkulation zu verbessern,
• Abweichungen frühzeitig zu erkennen,
• die Rentabilität einzelner Projekte zu analysieren.

Ein Klick auf dem Smartphone. Drei Nutzungsmöglichkeiten: LSS, Lohnabrechnung und Baustellenkosten.

Konkrete Vorteile für das Unternehmen

Die Integration von CIaO in Hit-Online dient nicht nur der Einhaltung einer neuen Verpflichtung. Sie verbessert den gesamten Informationsfluss zwischen Baustelle und Büro.

Weniger Schritte für die Bauarbeiter

Der Bauarbeiter erfasst seine Zeit in einer einzigen Anwendung. Er muss weder überlegen, welches System zu öffnen ist, noch dieselben Angaben mehrfach eingeben.

Ein einfacher Ablauf lässt sich leichter erklären, konsequenter anwenden und besser in den Arbeitsalltag integrieren.

Weniger Doppelerfassungen im Büro

Dieselben Daten werden für mehrere Prozesse verwendet. Die Verwaltung muss Arbeitsstunden nicht manuell von einem System in ein anderes übertragen.

Das spart Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben und reduziert Übertragungsfehler.

Einheitlichere Daten

Wenn die gesetzliche Meldung, die Arbeitsleistungen und die Baustellenkosten auf derselben Zeiterfassung beruhen, arbeitet das Unternehmen nicht länger mit unterschiedlichen Versionen derselben Information.

Die Stunden für die Lohnabrechnung entsprechen den Stunden, die der Baustelle zugeordnet wurden und aus der Erfassung vor Ort stammen.

Schnellere Vorbereitung der Lohnabrechnung

Die Leistungen stehen zur Verfügung, ohne dass die Verwaltung auf Papierzettel oder am Ende der Woche ausgefüllte Tabellen warten muss.

Fehlende oder unplausible Angaben können früher erkannt und geklärt werden.

Bessere Kontrolle der Baustellenkosten

Die Stunden werden direkt Projekten und Tätigkeiten zugeordnet. Verantwortliche erkennen Abweichungen daher nicht erst nach Abschluss der Baustelle.

Sie können Budget und tatsächlichen Aufwand früher vergleichen, Überschreitungen erkennen und rechtzeitig reagieren.

Überblick über mehrere Baustellen

Hit-Online bündelt die Informationen aus dem Baustellenalltag. Das Unternehmen kann Teams und Projekte verfolgen, ohne verstreute Daten manuell zusammenzutragen.

Dieser Gesamtüberblick ist besonders wertvoll, wenn mehrere Baustellen gleichzeitig laufen.

Klarere Kontrolle der Subunternehmen

Auf einer CIaO-pflichtigen Baustelle muss der Hauptunternehmer auch die Unternehmen und Selbstständigen innerhalb seiner Subunternehmerkette berücksichtigen.

Eine zentrale Verwaltung erleichtert die Kontrolle der Registrierungen und macht fehlende Angaben schneller sichtbar.

Kein isoliertes Zusatzsystem

CIaO wird nicht zu einer weiteren, vom restlichen Unternehmen getrennten Datenbank. Die Registrierung fügt sich in den bestehenden Verwaltungsprozess ein.

Aus der gesetzlichen Verpflichtung entsteht eine Information, die im gesamten Unternehmen weiterverwendet werden kann.

Eine Eingabe auf der Baustelle, weniger Verwaltungsaufwand und mehr Transparenz über die Rentabilität der Projekte.

Warum sollte die Umstellung jetzt vorbereitet werden?

Der 1. April 2027 scheint noch weit entfernt. Der Wechsel von Checkinatwork zu CIaO verändert jedoch den täglichen Ablauf auf den betroffenen Baustellen.

Unternehmen sollten daher bereits jetzt:

• Baustellen ermitteln, die den Schwellenwert von 500.000 Euro ohne Mehrwertsteuer erreichen könnten,
• betroffene Arbeitnehmer, Selbstständige und Subunternehmen identifizieren,
• die bestehenden Prozesse zur Zeiterfassung prüfen,
• die Teams auf die IN- und OUT-Registrierung vorbereiten,
• Verantwortlichkeiten bei vergessenen oder fehlerhaften Registrierungen festlegen,
• die Kontrolle der Subunternehmen organisieren,
• die Integration mit den auf der Baustelle und im Büro verwendeten Systemen vorbereiten.

Das LSS hat angekündigt, weitere Informationen zur praktischen Anwendung bei Immobilienarbeiten zu veröffentlichen. Unternehmen sollten die technischen Vorgaben daher weiterhin verfolgen.

Grundprinzip, Startdatum und Schwellenwert stehen jedoch bereits fest. Teams und interne Abläufe können deshalb vorbereitet werden, ohne bis zu den letzten Wochen zu warten.

Bereiten Sie CIaO mit Hit-Online vor

Mit Hit-Online wird CIaO nicht zu einer weiteren isolierten Verpflichtung. Die Zeiterfassung wird Teil eines durchgängigen Arbeitsablaufs:

• der Bauarbeiter führt eine einzige Aktion auf seinem Smartphone aus,
• die notwendigen Informationen werden für die Meldung an das LSS verwendet,
• die Stunden fließen in die Vorbereitung der Lohnabrechnung ein,
• die Arbeitszeit wird den Baustellenkosten zugeordnet,
• Verantwortliche erhalten konsistente Informationen zur Steuerung ihrer Projekte.

Das Unternehmen spart Zeit, reduziert Doppelerfassungen und verbessert seine Sicht auf Arbeitsleistungen und Rentabilität.

Ein einfacher Vorgang für den Bauarbeiter. Drei Nutzungsmöglichkeiten für das Unternehmen.

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