Het boekjaar 2026 voorbereiden

De overgang naar een nieuw boekjaar is een cruciale stap voor elke onderneming. Het is niet louter een administratieve formaliteit: een correcte configuratie van het boekjaar en de automatische nummering bepaalt de continuïteit van uw facturatie, de coherentie van uw dagboeken en de betrouwbaarheid van uw financiële gegevens. Door deze instellingen vóór het begin van 2026 te regelen, vermijdt u blokkades, manuele correcties en onnodig tijdverlies.

Zoals elk jaar begeleidt Ficos haar klanten bij deze voorbereiding, zowel op Hit-Online als op Hit-Office. Hoewel de boekhoudkundige principes identiek blijven, verschillen de stappen en schermen naargelang de gebruikte oplossing. In dit artikel leggen wij uit hoe u het boekjaar 2026 voorbereidt in Hit-Online en vervolgens in Hit-Office, zodat u het nieuwe jaar met een gerust hart kunt starten.

Er zijn korte, gerichte video’s toegevoegd die u tijdens de configuratie duidelijke visuele ondersteuning bieden.

Het boekjaar 2026 voorbereiden in Hit-Online

Hit-Online is ontworpen voor een vlotte en proactieve beheer van boekhoudperioden. Een nieuw boekjaar kan worden toegevoegd vóór de afsluiting van het lopende jaar, zonder impact op bestaande gegevens. Die flexibiliteit wordt aan het einde van het jaar bijzonder gewaardeerd, wanneer sommige facturen of boekingen al voor het volgende boekjaar moeten worden geregistreerd.

De eerste stap bestaat erin het boekjaar 2026 toe te voegen. Dat gebeurt in het menu Configuratie, onder Perioden. Rechtsboven in het scherm kunt u een nieuw boekjaar toevoegen. Het boekjaar is meteen beschikbaar voor het boeken van nieuwe transacties.

Na het aanmaken van het boekjaar is het essentieel om de automatische nummering van de dagboeken te controleren. In Hit-Online heeft elk dagboek zijn eigen parameters, met name voor inkoop- en verkoopdagboeken. Deze configuratie garandeert dat elk document dat in 2026 wordt uitgegeven, een duidelijke nummeringslogica volgt die aansluit bij uw interne werkwijze.

In het menu Configuratie, sectie Dagboeken, kunt u de nummering per dagboek aanpassen. Twee modi zijn beschikbaar. Periodieke nummering start de reeks opnieuw aan het begin van een nieuwe maand, wat vaak wordt gekozen voor betere leesbaarheid per maand. Doorlopende nummering zorgt daarentegen voor een onderbrekingloze reeks, ongeacht de wissel van boekjaar. De keuze tussen beide modi hangt af van uw interne procedures en de aanbevelingen van uw accountant of boekhouder. Met de toevoeging van het boekjaar 2026 worden de perioden van dat jaar automatisch toegevoegd aan de periodieke nummering.

Wij raden ten zeerste aan deze instellingen te controleren vóór de eerste boeking in 2026. Een foutieve nummering kan duplicaten of inconsistenties veroorzaken die later moeilijk te corrigeren zijn. Een korte uitlegvideo kan precies tonen waar u deze instellingen aanpast en hoe u ze correct valideert.

Dankzij de centralisatie van gegevens in Hit-Online worden, zodra het boekjaar en de dagboeken correct zijn geconfigureerd, alle financiële stromen automatisch in het boekjaar 2026 geregistreerd, zonder extra handelingen.

Het boekjaar 2026 instellen in Hit-Office

Hit-Office steunt op een meer klassieke logica, goed bekend bij bouwbedrijven die de software al jaren gebruiken. De voorbereiding van het nieuwe boekjaar blijft evenwel onmisbaar om vanaf het begin van het jaar facturatie en boekhouding ononderbroken voort te zetten.

Zoals voor Hit-Online raden wij aan het boekjaar 2026 vóór het einde van het lopende jaar voor te bereiden. In Hit-Office gebeurt het aanmaken van het nieuwe boekjaar via de algemene boekhoudinstellingen. U definieert daar het jaar 2026, zodat het systeem het als actief of toekomstig boekjaar herkent.

Vervolgens verdient de automatische nummering van documenten bijzondere aandacht. Facturen, creditnota’s en andere boekingsstukken moeten een coherente reeks volgen, aangepast aan het nieuwe jaar. Hit-Office laat regels per boekjaar definiëren, onder meer voor het resetten van tellers of het gebruik van voorvoegsels gekoppeld aan het jaar.

Deze stap wordt vaak onderschat, terwijl ze essentieel is om verwarring bij interne of externe controles te vermijden. Een verkeerd ingestelde nummering kan gevolgen hebben voor de leesbaarheid van uw documenten en de conformiteit van uw boekhouding. Ook hier helpt een korte video bij het veilig doorlopen van de configuratieschermen.

Voor de dagboeken:

*Voer deze handeling uit voor alle overige dagboeken.

Voor andere documenten (bestellingen, projecten, enz.):

Omdat Hit-Office vaak in lokale of hybride omgevingen wordt gebruikt, is het belangrijk te verifiëren dat alle gebruikers met de juiste instellingen werken en dat boekjaar 2026 op het juiste moment actief is. Een laatste controle vóór de overgang naar het nieuwe jaar wordt ten zeerste aanbevolen.

Hulp nodig bij uw overgang naar 2026?

Ook met gedetailleerde uitleg is het normaal dat u bevestiging of persoonlijke begeleiding wilt bij een stap zo belangrijk als de wissel van boekjaar. Onze teams staan paraat om u te helpen, of u nu met Hit-Online of Hit-Office werkt.

Zoals in al onze communicatie herinneren wij u eraan dat u ons per e-mail kunt bereiken via support@ficos.com. U kunt ook rechtstreeks vanuit Hit-Online of Hit-Office het helpcentrum openen om onze handleidingen en aanvullende bronnen te raadplegen.

Door vandaag al het boekjaar 2026 voor te bereiden, verzekert u een vlotte en veilige overgang voor uw onderneming vanaf de eerste dagen van het nieuwe jaar.