Sur chantier : 30 secondes peuvent faire la différence entre un supplément oublié et un supplément facturé

Sur chantier : 30 secondes peuvent faire la différence entre un supplément oublié et un supplément facturé

Lors de la Journée du Numérique chez embuild, nous avons eu l’occasion d’échanger avec plus d’une centaine de dirigeants, conducteurs de travaux et responsables d’entreprises du secteur. Plutôt que de présenter directement notre logiciel, nous avons commencé par une question très simple :

« Qui ici a déjà entendu sur chantier : Tant que vous êtes là… ? »

Les sourires sont apparus immédiatement. Tout le monde connaissait cette situation.

Puis nous avons posé une seconde question :

« Qui peut affirmer que 100 % de ces demandes supplémentaires sont correctement suivies, documentées et facturées ? »

Cette fois, les réactions étaient différentes. Les commentaires revenaient souvent sous différentes formes :

• « C’est vrai… »
• « On ne le fait pas toujours. »
• « C’est exactement ce qui nous arrive. »
• « C’est probablement là que nous perdons de l’argent. »

Cette réaction nous a confirmé une chose : le problème est connu de tous, mais il reste difficile à maîtriser au quotidien.

Une situation que toutes les entreprises connaissent

Imaginons une situation très simple. Le client interpelle le chef de chantier :

« Tant que vous êtes là, vous pourriez aussi refaire ce seuil ? »

Le chef de chantier accepte. Le travail est réalisé. Une photo est parfois prise. Un message WhatsApp est envoyé. Une note est inscrite sur un papier. Puis le chantier continue.

Quelques semaines plus tard, lorsque le conducteur de travaux prépare le décompte du chantier, les questions commencent :

• Qui a demandé ce travail ?
• Quand a-t-il été réalisé ?
• Existe-t-il une preuve ?
• Le bureau a-t-il été informé ?
• Peut-il être facturé ?

Et bien souvent, personne n’est capable de répondre avec certitude. Le travail a été réalisé. Mais l’information a disparu.

Le vrai problème n’est pas le travail supplémentaire

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le supplément n’est pas le problème. Au contraire. Une demande complémentaire peut représenter une opportunité commerciale, renforcer la satisfaction du client et générer du chiffre d’affaires supplémentaire.

Le véritable risque apparaît lorsque cette demande n’est ni documentée ni suivie. Une photo perdue dans un téléphone. Un message oublié dans une conversation. Une intervention qui repose uniquement sur la mémoire. Quelques mois plus tard, il devient difficile de justifier le travail réalisé ou de le valoriser correctement.

Les 30 secondes les plus importantes de la journée

Durant nos échanges, un constat revenait régulièrement. La plupart des professionnels savent qu’ils devraient documenter davantage certaines situations. Mais sur chantier, tout va vite. On reporte à plus tard. Et souvent, plus tard n’arrive jamais.

Pourtant, lorsqu’un client formule une demande supplémentaire, tout se joue souvent dans les secondes qui suivent :

1. Prendre une photo.
2. Ajouter une description.
3. Associer l’information au chantier concerné.
4. Créer une trace.

Cela prend rarement plus de 30 secondes. Et ces 30 secondes peuvent faire la différence entre :

• Une intervention oubliée ou valorisée ;
• Une discussion ou une preuve ;
• Un supplément perdu ou facturé.

Les 30 secondes que l’on prend pour documenter une demande sont souvent les 30 secondes les plus importantes de la journée.

Comment certaines entreprises ont résolu ce problème

De plus en plus d’entreprises de construction choisissent aujourd’hui de documenter ces demandes directement depuis le terrain. L’objectif n’est pas d’ajouter de l’administration. L’objectif est de capturer l’information au moment où elle apparaît.

Avec HIT-Online, un chef de chantier peut en quelques secondes :

• Sélectionner le chantier concerné ;
• Prendre une photo ;
• Ajouter un commentaire ;
• Enregistrer un travail supplémentaire ;
• Informer automatiquement le bureau.

L’information est immédiatement liée au chantier. Elle reste accessible plusieurs semaines ou plusieurs mois plus tard. Et surtout, elle peut être retrouvée lorsqu’elle est réellement nécessaire.

Documenter un supplément en moins de 30 secondes

Une solution qui doit rester simple

À ce stade, une objection revient souvent : « C’est une bonne idée, mais qui va gérer toute la mise en place ? »

C’est une question légitime. Car si la solution nécessite des heures d’encodage ou une administration complexe, elle risque rapidement d’être abandonnée. C’est précisément pour cette raison que HIT-Online a été conçu pour être opérationnel rapidement.

La plupart des informations peuvent être importées automatiquement depuis vos outils existants. Par exemple, la création d’un chantier peut se limiter à trois informations essentielles :

• Un numéro ;
• Un intitulé ;
• Un client.

Le reste peut être complété progressivement selon les besoins de l’entreprise. L’objectif n’est pas de créer une base de données parfaite avant de commencer. L’objectif est de permettre aux équipes de terrain de documenter immédiatement les informations qui ont de la valeur. Parce qu’une solution n’apporte de résultats que si elle est suffisamment simple pour être utilisée au quotidien.

Une meilleure traçabilité, une meilleure rentabilité

Les entreprises de construction ne perdent pas leur rentabilité uniquement sur les gros problèmes. Elles la perdent souvent à travers une accumulation de petits oublis :

• Un supplément non documenté ;
• Une photo introuvable ;
• Une heure oubliée ;
• Une information qui n’arrive jamais au bureau.

Pris individuellement, ces éléments paraissent insignifiants. Additionnés sur plusieurs chantiers, ils peuvent représenter un manque à gagner important. La capacité à capturer et retrouver l’information devient alors un véritable enjeu de rentabilité.

Et dans votre entreprise ?

Si vous vous êtes reconnu dans cette situation, vous n’êtes probablement pas seul. La majorité des professionnels présents lors de notre présentation ont reconnu que les travaux supplémentaires n’étaient pas toujours documentés de manière systématique.

C’est précisément pour répondre à ce besoin que nous avons développé HIT-Online. Une solution simple, accessible depuis le terrain et disponible à partir de 6 € par utilisateur et par mois.

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Conclusion

Le « Tant que vous êtes là… » n’est pas un problème. C’est souvent une opportunité. Le véritable enjeu est de faire en sorte que cette opportunité laisse une trace.

Parce qu’une information capturée au bon moment peut devenir une preuve, une facturation et, finalement, une marge préservée. Et parfois, tout se joue dans les 30 secondes qui suivent la demande.